Теория и методология оперативного учета и контроля в системе управления строительных организаций (27.04.2009)

Автор: Зубарева Елена Васильевна

5. Оперативный учет и контроль накладных расходов и лимитированных затрат строительного производства

Сметная стоимость строительно-монтажных работ как основная составляющая сметной стоимости всей строительной продукции складывается из прямых затрат, накладных расходов и сметной прибыли.

Суммы накладных расходов и сметной прибыли определяются по нормативам в процентах от величины средств на оплату труда рабочих в текущих ценах в составе сметных прямых затрат.

Для сопоставления сметной величины с фактическими расходами накладных расходов подрядные организации должны составлять смету накладных расходов по всем статьям, включенным в перечень статей затрат. По каждой статье затрат накладных расходов, в свою очередь, необходимо разрабатывать отдельные сметы (калькуляции), на основе которых определяется общая сумма и структура накладных расходов, но, как показали исследования, данная норма не всегда соблюдается строительными организациями.

Исследования выявили, что в строительных организациях наблюдается несоответствие отражаемых сумм накладных расходов, определенных в бухгалтерском учете, их величине, указанной в актах выполненных работ. В целях своевременного выявления имеющихся отклонений целесообразно вести оперативный учет таких расходов по их статьям.

Информация по фактической абсолютной величине накладных расходов формируется на основе первичных документов. Накопительный регистр оперативного учета накладных расходов целесообразно вести нарастающим итогом с начала строительства объекта, промежуточные итоги выводить по мере подписания промежуточных актов выполненных работ.

С целью определения полной сметной стоимости объекта строительства, необходимой для осуществления расчетов за выполненные работы между заказчиком и подрядчиком, в конце объектной сметы к стоимости строительно-монтажных работ, определенной в текущих ценах, добавляются сопутствующие, так называемые лимитированные затраты (по лимитам Госстроя России).

К лимитированным затратам, как правило, относят затраты на строительство и разборку временных зданий и сооружений, дополнительные затраты при производстве строительно-монтажных работ в зимнее время и резерв средств на непредвиденные работы и затраты.

В целях обоснованного отнесения лимитированных затрат на счета по учету затрат строительного производства строительным организациям рекомендуется обеспечить их оперативный учет, который позволит своевременно определить отклонения фактических затрат от норм, указанных в сметной документации.

При возведении временных зданий и сооружений строительным организациям необходимо составлять смету фактических расходов, в которой должны быть предусмотрены затраты, связанные с их разборкой.

Учитывая тот факт, что временные нетитульные здания и сооружения при вводе в эксплуатацию учитываются на счет 10 «Материалы» субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности», а при ликвидации списываются на накладные расходы, то возникает необходимость оперативно отслеживать величину фактических затрат и соотносить их с ответствующей нормой в составе накладных расходов.

Определяя дополнительные затраты, связанные с усложнением производства работ в зимнее время, также необходимо установить их плановое значение, особенно по затратам, которые не учтены в нормативах.

Своевременное выявление отклонений позволит строительным организациям по возможности провести необходимую корректировку, тем самым обеспечить снижение затрат и рациональное использование имеющихся ресурсов.

Технология процесса бюджетирования

в строительных организациях

В рыночных условиях строительным организациям приходится решать множество вопросов, в частности, оптимизации и повышения эффективности бизнес-процессов.

В жесткой конкурентной среде бизнеса строительным организациям нужна эффективная система планирования, основанная в том числе и на информации оперативного учета. Для этого необходима синхронизация всех организационных функций, которая может быть осуществлена путем построения взаимоувязанных плановых документов бюджетов.

Процесс бюджетирования рассматривается как технология составления согласованной по всем структурным подразделениям или функциям программы функционирования организации, основанной на прогнозах изменения внешних и внутренних факторов, влияющих на деятельность организации, расчетах финансовых и нефинансовых показателей деятельности, а также механизмах оперативного учета и контроля, которые позволяют установить отклонения и обеспечивают руководителей своевременной информацией, помогающей в решении возникающих проблем.

На рис. 9 представлена схема, отражающая методологию процесса бюджетирования, применение которой на практике позволит установить взаимосвязи происходящих в организации бизнес-процессов с принимаемыми решениями, направленными на достижение установленных целей.

Таким образом, бюджетирование представляет собой комплексную процедуру, увязывающую различные аспекты деятельности организации, соизмеряющую ресурсы, необходимые для выполнения установленных программ, координирующую отдельные бизнес-процессы таким образом, чтобы все структурные подразделения согласованно работали для достижения стратегических целей.

Оперативная учетно-контрольная система должна обеспечивать оперативную обработку «индикативных» сигналов текущей производственной деятельности хозяйствующего субъекта с целью получения информации о результатах текущего исполнения бюджетов для оценки и анализа возникающих отклонений.

Данные, полученные оперативной учетно-контрольной системой, подлежат формализации и агрегированию для представления руководству с целью принятия оптимальных управленческих решений по регулированию отклонений. Для совершенствования процесса бюджетирования полезно стандартизировать и унифицировать формы представления плановых и отчетных данных. Обязательным условием является соблюдение единой учетной политики всеми подразделениями организации, а также обязательное соблюдение временного и конструкционного регламента бюджетов, стандарта «сопоставимости» финансовой отчетности.

В процессе бюджетирования следует разрабатывать рациональное количество бюджетов, детализируя натурально-стоимостной (операционный) и финансовый подбюджеты, что позволит менеджерам более оперативно принимать управленческие решения.

Для управления бюджетными процедурами необходимо выделить субъекты бюджетирования и определить их основные функции. После этого целесообразно формализовать процедуры планирования. Необходимо утвердить специальным распоряжением руководства организации форматы плановых и отчетных документов, процедуры разработки, порядок отчета о выполнении. Выполнение этого распоряжения будет способствовать как повышению дисциплинированности специалистов, вовлеченных в выполнение бюджетов, так и общей эффективности обмена оперативной информацией в рамках бюджетирования.

Данные оперативного учета в системе бюджетирования помогают увидеть оперативные текущие результаты деятельности организации в разрезе видов деятельности, видов продукции, центров доходов и центров затрат.

Проведенное исследование позволило выявить особенности процесса бюджетирования в строительных организациях, которые зависят от специфики их деятельности. К ним относятся:

планирование, которое затрагивает длительный инвестиционный период;

жесткая регламентация работ (проектно-сметная документация);

необходимость применения календарных методов планирования;

возможность применения аналогового планирования.

Планирование строительной деятельности строго регламентировано, на каждый проект (объект) разрабатывается проектно-сметная документация, в которой затраты жестко нормируются (применяются нормативные базы сметных цен и норм). Для формируемых бюджетов проектно-сметная документация является одним из основных источников планирования расходов по статьям и видам выполняемых работ.

В строительстве отсутствует нормативная база по планированию строительных работ, поэтому целесообразно применять так называемое аналоговое планирование. Несмотря на то, что строительство каждого объекта в целом индивидуально, многие этапы работ по разным объектам могут совпадать или незначительно отличаться.

Для стабильной работы и развития необходимо осуществлять оперативный контроль деятельности организации как инструмента, позволяющего руководству и сотрудникам организовывать исполнение бюджета в соответствии с утвержденными планами, а также обнаруживать возможные отклонения еще до того, как они произойдут в реальности.

В связи с этим можно сделать вывод, что эффективный оперативный контроль требует определенной технологии оперативного планирования, позволяющей спроецировать плановые показатели бюджета на ежедневную деятельность организации как базу для контроля поступающих фактических данных.

Весьма важно подчеркнуть, что оперативный контроль позволяет не только отслеживать изменения отдельных показателей и вносить изменения в режиме реального времени, но и отследить всю совокупность причинно-следственных связей, повлиявших на те или иные отклонения. Выявленные недостатки, обобщенные и структурированные по группам причин, могут позволить избежать тех или иных ошибок планирования в будущем.

Оперативный контроль, с одной стороны, позволяет оценить, насколько эффективно работала организация в соответствующем бюджетном периоде. По данным контрольной информации можно судить о ее потенциале, эффективности работы руководителей подразделений, о качестве бюджетного планирования и инвестиционной привлекательности. С другой стороны, информация контроля позволяет понять основные проблемные, узкие места в производстве, снабжении, сбыте, финансовой работе, а также предоставлять данные о необходимой корректировке деятельности организации для того, чтобы выполнить намеченные цели.

Система бюджетирования вместе с оперативной учетно-контрольной системой исполнения бюджета позволяет не только повысить общую эффективность работы организации, но и сделать ее деятельность более прогнозируемой и контролируемой руководством.

По результатам исследования деятельности строительных организаций в части управления финансовыми потоками, осуществления оперативного учета и контроля движения денежных средств в краткосрочном периоде планирования предложен автоматизированный модуль бюджетирования, охватывающих все стадии движения денежных средств.

В целях реализации задач оперативного учета в рамках бюджетирования все доходы и расходы в строительной организации рассматриваются в двух направлениях: по реализуемым проектам и центрам финансовой ответственности (структурным подразделениям). По указанным направлениям на основе заявок формируются и утверждаются бюджеты, проводятся текущие контрольные мероприятия, обобщаются результаты работы.

Автоматизированное составление и согласование заявок позволяет не только экономить время работников, руководителя, бухгалтерии, но и постоянно отслеживать состояние исполнения бюджетов, отклонения от запланированных показателей, повышает ответственность работников и кроме того напрямую связано с бюджетом движения денежных средств в части фактического исполнения.


загрузка...